Réunion d’information pré-fondation de l’association du 25/05/2013.
Étaient présent :
-Befa
-Barvock
-Cyrille
-Hina
-Onslir
-Séléné
-Shuba-Shuba
Lors de la proposition sur le forum, avaient été abordés les points suivant :
- Rédaction des statuts, d’une charte d’utilisation
- Qu’attendez vous de l’association ?
- Organisation des rencontres, bouffes, loisirs, sorties …
- Initiation au JdR
- Activités externes (vie associative, activités de quartier, kermesses, concerts …)
- Recherche d’un local d’accueil.
- Organisation d’une convention annuelle.
- Relation et positionnement vis à vis de l’association étudiante de Mystic Glue.
Ont étés spécifiés chacun de ces points et ressortent les points suivant de cette réunion.
Etape 1 :
Rechercher un nom d’association, il est difficile de présenter l’association sous le nom des rillettes hallucinées. Il serait plus cohérent de faire apparaître un nom en rapport avec nos activités.
Organisation d ‘un sondage sur le forum pour déterminer le jour préférenciel de jeu dans le cadre d’une réunion hebdomadaire des membres de l’association.
Organisation d’un bureau et du maintien du forum, qui servira de “point-relais” et de borne d’informations et moyen de communication principal de l’association.
Il à été signalé qu’il fallait vis à vis de l’association de Mystic Glue élaborer une stratégie rendant possible une collaboration dans le meilleur des cas et un positionnement stratégique visant à ne pas se heurter à l’association déjà en place. Pour se faire les arguments suivants ont été proposés : Il s’agit là d’une association étudiante qui offre un lieu de jeu et de réunion les mercredis soir et accueillant en majorité une grande partie d’étudiants. Ce qui peut potentiellement poser quelques inconvénients aux joueurs souhaitant faire du jeu de rôle sans pouvoir le faire en semaine. L’avantage donc de proposer une association oeuvrant à d’autres horaires et le Week-end de préférences ne devrait donc pas porter préjudice à la bonne tenue de l’association Mystic Glue. Bien au contraire puisque dans le cadre d’un bon relationnel et d’une entente cordiale il sera possible de dispatcher plus aisément les membres souhaitant jouer mais ne pouvant le faire aux jours d’ouverture d'une des associations.
Appel aux volontaires. Une association ne pouvant pas tenir uniquement si quelques membres proposent et organisent, il est choisi de réaliser un appel aux volontaire, que ce soit pour devenir membre du Bureau, pour être maître de jeu régulier (et non obligatoirement chaque soir de réunion) et membre actif souhaitant s’impliquer dans l’élaboration de l’association, son avenir, ses projets et sa vie associative.
Etape 2 :
Création du premier bureau, attribution des postes.
Pour la création et rendre existante légalement une association, il faut un bureau composé au minimum de trois personnes : Un(e) président(e), un(e) trésorier(e) et un(e) secrétaire, et si possible des adjoints à ces responsabilités. Il a été cité la possibilité d’un Webmaster pour créer un site internet afin d’avoir une meilleure lisibilité sur internet de l’association expliquant les projets, les buts, et les actions de celle-ci. Il faut également que l’association soit enregistrée à la préfecture afin d’obtenir une existence légale et cette légalité passe par la création de statuts d’association.
Il faut également chercher et trouver un local pouvant accueillir les membres de l’association les jours de réunion déterminés dans l’étape 1.
Enfin, pour des raisons de conformité légale et de sécurité, il est question de faire réaliser des devis auprès des organismes d’assurances afin que chaque membre de l’association soit le mieux protégé dans le cadre d’un accident durant les réunions associatives.
Etape 3 :
Dans le cadre du développement de l’association, il a été proposé d’être en relation régulière avec d’autres associations pouvant soutenir les actions de l’association, communiquer, informer, agir, et aider les autres associations ayant un rapport avec l’activité de l’association.
Ont étés cités : la Boîte à jeux, Mystic Glue, Gniark pour le Jeux de rôles grandeur nature, les prétoriens pour les wargames, les associations de jeux de cartes à collectionner, le club d’échec, la ludothèque, maison en jeu, et possiblement la FFJDR et “Opale”.
Une bonne communication et une collaboration étroite entre les associations ciblées pouvant mener à une pérennisation de l’association, de la vie associative en général, et ainsi permettre le développement de projets complexes demandant un soutien et un support logistique ou humain qu’une association seule ne saurait avoir. Chacune de ces associations ayant des connaissances, une logistique et un public différent, la concentration des talents pouvant mener à une plus grande qualité des services proposés.
Etape 4:
Il a été décidé qu’une fois toutes les démarches primaires pour la conception, la création et la fondation de l’association une réunion de fondation définitive aurait lieu en Septembre 2013.
Durant ce temps, les démarches auprès de la Mairie du Mans, de la Communauté Urbaine Mancelle et du Conseil Général seront mises en place. Chaque résultat étant transmis sur le forum afin de donner à chacun et chacune un aperçu de la mise en place du projet.
Projets cités une fois l’association montée :
Co-organisation de Grandeurs Natures. Création d’un journal informatif et éducatif autour du jdr. Mise en place de tables d’initiation aux jeux de rôles. Initiation et création de nouvelles disponibles à la lecture sur le site internet de l’association. Créer, encourager et aider à la création de jeux de rôles amateurs et/ou d’univers de jeux. Création de convention de jeux de rôles annuelles. Activités de quartiers, kermesses et concerts, Murder Party.
Toutes ces propositions sont bien évidement non exhaustives et toute informations, demandes et propositions de votre part sera bien entendue étudiée et soumise à l’ensemble de la communauté des rillettes hallucinées.
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